Einsatz von RemoteWork bei Steuerberater.

Durch COVID-19 waren auch Steuerberater gezwungen zu handeln und den bestehenden Arbeitsplatz zu digitalisieren, sowie neue Arbeitsmöglichkeiten zu schaffen. In vielen Fällen war dies ein Schnellschuss und ist mehr schlecht als recht umgesetzt worden. Doch wie kann man diesen Aufschwung nutzen und in feste Bestandteile für Steuerberater einbinden? Im folgenden erklären wir Ihnen wie eine Digitalisierung in einer Steuerberaterkanzlei aussehen kann.

Details

Produkte: Teams, OneDrive

Mit RemoteWork haben wir ein Good-Pratice für Steuerberater erarbeitet und umgesetzt. Unsere Blaupause wird als “Zwiebel” um die bestehenden Prozesse gelegt und ermöglicht eine effiziente und prozesskonforme Möglichkeit der Heimarbeit.

Unser Vorgehen

Wir nutzen für die Digitalisierung der Steuerberaterkanzlei Microsoft 365 Produkte. Die Dienst und Daten befinden sich innerhalb Deutschland und werden entsprechend durch die DSGVO geschützt.

Häufig bekommen wir die folgenden Fragen gestellt:

  • Wie erhalte ich eingehenden Schriftverkehr?
  • Wie kann ich Post versenden ohne ins Büro zu müssen?
  • Wie kann ich Termine verwalten?
  • Sind meine Daten in der Cloud sicher?
steuerkanzlei remote work

Die Digitalisierung des Schriftverkehrs

Unabhängig wo der Mitarbeiter sind befindet, er muss Zugriff auf den neu eingegangen Schriftverkehr erhalten und diesen bearbeiten. Hier hängen Fristen und notwendige Information für die weitere Bearbeitung der Steuerakte dran.

Die Annahme der Post und deren Bearbeitung wird nicht verändert, aber die Zustellung an den entsprechenden Mitarbeiter erfolgt Digital. Dabei werden die Schriftstücke eingescannt und über Sharepoint dem Mitarbeiter zugänglich gemacht. Auch kann der Versand der Vakanz per E-Mail an eine Gruppe oder direkten Mitarbeiter erfolgen.

Sicherstellung der Erreichbarkeit

Die Eingangspost muss angenommen und digitalisiert werden, aber es muss auch immer mindestens eine Person in der Kanzlei vor Ort sein. Hierfür wird das Tool “Schichten” genutzt. So werden alle Mitarbeiter geplant und man kann auch einen Blick sehen, wer sich in der Kanzlei, oder im Homeoffice befindet.

Telefonische Erreichbarkeit

Ihre Mitarbeiter sind per Telefon genauso erreichbar wie im Büro. Ermöglicht wird diese durch die Anbindung der Telefonanlage mit Microsoft Teams, oder einem anderen Softphone Client.

Die Kommunikation innerhalb der Kanzlei

Für die Kommunikation wird als das Standardprogramm “Microsoft Teams” eingesetzt. Die Anwendungen dient neben dem gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten auch dem Austausch für Chat, Audio- oder Videoanrufe zwischen den Mitarbeitern. Alle für RemoteWork benötigte Funktionen befinden sich in einer Anwendungen.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Die Dokumente liegen in der gesicherten Cloud und können so durch alle berechtigten Mitarbeiter eingesehen und bearbeitet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter in der Kanzlei oder sich im HomeOffice befindet. Aufwendige und kostenintensive Verbindungsprotokolle wie VPN werden für die Bearbeitung nicht benötigt. Umsysteme wie DATEV können weiterhin per VPN erreichbar sein, aber auch hier gibt es Module, um eine VPN-Verbindung zu vermeiden und dennoch gesichert ist. Für den Zugang reicht eine Internetverbindung und ein Handy für einen zweiten Faktor. So bestätigt der Mitarbeiter, dass er auch wirklich er ist und der Account nicht von einem Unbekannt genutzt wird.

Einfache Verwaltung von Terminen

Mandanten und potenziellen neuen Mandaten können über die Webseite einen Termin buchen. Dieser Termin wird gleich im Terminkalender des verantwortlichen Anwalts hinterlegt. Zusätzlich erhalten den Mandaten eine E-Mail mit der Terminbestätigung, Ort und zusätzliche Informationen z.B.: Hinweis auf eine Maskenpflicht in der Kanzlei.

In 4 Phasen zum RemoteWork

Wir sind Ihr Ansprechpartner für Digitalisierungsthemen. Sei es in der Machbarkeitsanalyse oder Umsetzung. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Die Bereitstellung erfolgt in vier Phasen und dauert je nach Umfang  zwischen 2 und 5 Tagen. Dabei wird Ihre tägliche Arbeit kaum eingeschränkt.

001 Reminder

1. Kennenlernen

Wir lernen und kennen und nehme ihre bedenken und Punkte auf.

Zusammen stimmen wir ab was getan werden muss um RemoteWork in Ihrer Kanzlei umzusetzen und legen dabei Ansprechpartner und Verantwortliche fest.

017 Puzzle Game

2. Initialisierung

Wir bereiten die Services auf Ihre Ziele und Wünsche vor. Unsere Blaupausen sind Modular aufbaubar und können von Kanzlei zu Kanzlei abweichen

009 Direction

3. Bereitstellung

Wir stellen die neuen Services Ihren Mitarbeiter zur Verfügung und Unterstützen beim zurechtfinden in der neuen Arbeitsumgebung

013 Success

4. Weiterentwicklung

Bei Fragen und Problemen stehen wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung. So können kleine, aber auch größere Schwierigkeiten bei der Umstellung und dem zurechtfinden schnell und unkompliziert gelöst werden

Remote-Arbeitsplatz mieten und Kosten reduzieren

 

Bei uns mieten Sie nicht nur IT-Equipment, sondern erhalten einen kompetenten Partner rund um das Thema RemoteWork. Dank unserem erfahrenen Support werden Probleme binnen kürzester Zeit gelöst. Das sorgt für weniger Stress, mehr Zeit und senkt Ihre IT-Wartungkosten. Fragen Sie jetzt unverbindlich Ihr individuelles Angebot an.