Einsatz von RemoteWork und Immobilienmaklern.

Durch COVID-19 waren die Unternehmen gezwungen zu handeln und den bestehenden Arbeitsplatz zu digitalisieren. In vielen Fällen war dies ein Schnellschuss und ist mehr schlecht als recht umgesetzt worden. Doch wie kann man diesen Aufschwung nutzen und als festen Bestandteile der Arbeitsumgebung von Immobilienmaklern einbinden? Im folgenden erklären wir Ihnen wie eine Digitalisierung in einer Immobilienkanzlei aussehen kann.

Details

Produkte: Teams, OneDrive

Mit RemoteWork haben wir ein Good-Pratice für Immobilienmakler erarbeitet und umgesetzt. Unsere Blaupause wird als “Zwiebel” um die bestehenden Prozesse gelegt und ermöglicht eine effiziente und prozesskonforme Möglichkeit der Heimarbeit.

Unser Vorgehen

Wir nutzen für die Digitalisierung der Immobilienkanzlei Microsoft 365 Produkte. Die Dienst und Daten befinden sich in einer Microsoft Cloud und innerhalb Deutschland und werden entsprechend durch die DSGVO geschützt.

Häufig bekommen wir die folgenden Fragen gestellt:

    • Wie erhalte ich eingehenden Schriftverkehr?
    • Wie kann ich Post versenden ohne ins Büro zu müssen?
    • Wie kann ich Termine mit meinen Kunden verwalten?
    • Wie kann ich mit meinen Kollegen gemeinsam an Dokumenten arbeiten?
    • Sind meine Daten in der Cloud sicher?

immobilien remote work

Die Digitalisierung des Schriftverkehrs

Unabhängig wo der Mitarbeiter ist, er muss Zugriff auf den neu eingegangen Schriftverkehr erhalten und diesen bearbeiten. Die Bearbeitung der Post wird nicht verändert, aber die Annahme der Post und die Digitalisierung ermöglich eine ortsunabhängige Bearbeitung.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Ob es sich um ein neues Exposee handelt, oder der Kauf- bzw. Mietvertrag bearbeitet werden muss. Zusammen an Dokumenten zu arbeiten ist keine Kür, sondern heutzutage Pflicht, um effizient zusammenarbeiten zu können. Der Dokumentenspeicher befindet sich in der Cloud und durch die entsprechenden Technologien können Sie und Ihre Kollegen gemeinsam an den Dokumenten arbeiten. Es spielt keine Rolle mehr, oder sich ein Kollege im RemoteWork befindet, oder in der Immobilienkanzlei. Aufwendige und kostenintensive Verbindungsprotokolle wie VPN werden nicht benötigt. Für den Zugang reicht eine Internetverbindung und ein Handy als zweiter Faktor. So bestätigt der Mitarbeiter, dass er auch wirklich er ist und der Account nicht von einem Unbekannt genutzt wird. Man erhält höchste Sicherheit und Effizient bei geringem Wartungsaufwand und damit verbundene Kosten.
In unserer Blaupause verwenden wir Microsoft Teams in Verbindung mit SharePoint Online für die gemeinsame Arbeit und als Dokumentenablage.

Die Kommunikation innerhalb der Immobilienkanzlei

Für die Kommunikation wird als das Standardprogramm “Microsoft Teams” eingesetzt. Die Anwendungen dient neben dem gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten auch dem Austausch für Chat, Audio- oder Videoanrufe zwischen den Mitarbeitern. Alle für RemoteWork benötigte Funktionen befinden sich in einer Anwendung.

Sicherstellung der Erreichbarkeit

Die Eingangspost muss angenommen und digitalisiert werden, aber es muss auch immer mindestens eine Person in der Immobilienkanzlei vor Ort sein. Hierfür wird das Tool “Schichten” genutzt. So werden alle Mitarbeiter geplant und man kann auf einen Blick erkennen wer sich in der Kanzlei, oder im HomeOffice befindet.

Einfache Verwaltung von Terminen

Kunden und potenzielle neue Kunden können über die Webseite einen Termin zur Besichtigung, oder Vertragsabschluss buchen. Die möglichen Termine werden von den Verantwortlichen hinterlegt und der Kunde kann diesen in Anspruch nehmen. Dies erleichtert aufwendige Terminabsprachen und fördert die gemeinsame Zusammenarbeit. Neben der Terminbestätigung erhält der Kunde alle notwendigen Informationen, die für diesen Termin benötigt werden.

In 4 Phasen zum RemoteWork

Wir sind Ihr Ansprechpartner für Digitalisierungsthemen. Sei es in der Machbarkeitsanalyse oder Umsetzung. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Die Bereitstellung erfolgt in vier Phasen und dauert je nach Umfang  zwischen 2 und 5 Tagen. Dabei wird Ihre tägliche Arbeit kaum eingeschränkt.

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1. Kennenlernen

Wir lernen und kennen und nehme ihre bedenken und Punkte auf.

Zusammen stimmen wir ab was getan werden muss um RemoteWork in Ihrer Kanzlei umzusetzen und legen dabei Ansprechpartner und Verantwortliche fest.

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2. Initialisierung

Wir bereiten die Services auf Ihre Ziele und Wünsche vor. Unsere Blaupausen sind Modular aufbaubar und können von Kanzlei zu Kanzlei abweichen

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3. Bereitstellung

Wir stellen die neuen Services Ihren Mitarbeiter zur Verfügung und Unterstützen beim zurechtfinden in der neuen Arbeitsumgebung

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4. Weiterentwicklung

Bei Fragen und Problemen stehen wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung. So können kleine, aber auch größere Schwierigkeiten bei der Umstellung und dem zurechtfinden schnell und unkompliziert gelöst werden

Remote-Arbeitsplatz mieten und Kosten reduzieren

 

Bei uns mieten Sie nicht nur IT-Equipment, sondern erhalten einen kompetenten Partner rund um das Thema RemoteWork. Dank unserem erfahrenen Support werden Probleme binnen kürzester Zeit gelöst. Das sorgt für weniger Stress, mehr Zeit und senkt Ihre IT-Wartungkosten. Fragen Sie jetzt unverbindlich Ihr individuelles Angebot an.